SEI completa sete meses de implantação e é avaliado como positivo pelos usuários

As atividades diárias dos Servidores e Defensores Públicos como o envio de memorandos, processos, licitações e outras ações afins no processamento dos atos administrativos estão mais ágeis e transparentes. O SEI – Sistema Eletrônico de Informação é a ferramenta de trabalho que está modernizando a rotina de trabalho na DPE-TO – Defensoria Pública do Estado do Tocantins, promovendo a eficiência da gestão e economia para os cofres públicos.

Com sete meses de implantação, o SEI é avaliado como positivo pelo coordenador, Jefferson Lustosa Maciel. “Apesar do pouco tempo, foram autuados mais de mil expedientes administrativos, havendo que se destacar a possibilidade de efetiva quantificação dos procedimentos instaurados”, destaca. Segundo ele, considerando principalmente as unidades administrativas, é possível notar uma redução do consumo nas unidades da ordem de aproximadamente 14%, considerando-se fundamentalmente as unidades ligadas à gestão administrativas, devendo-se ter em mente que ainda existem inúmeros processos administrativos que ainda tramitam em meio físico.

 

Redução de Gastos

Uma das principais características do Sistema é liberação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real. Para análise do atendimento da meta ajustada, foi analisado o período compreendido entre os cinco meses posteriores à implantação do SEI, de outubro de 2014 a março de 2015, comparando-os com o mesmo período anterior. Exemplo disto é que em outubro do ano de 2013 foram gastos um total de R$ 5.422,41 no setor administrativo em Palmas. Já no mesmo mês do ano de 2014, os gastos somam o total de R$ 3.939,75.

Neste período, foram calculados o total de 1.393 expedientes administrativos entre processos e procedimentos administrativos. Conforme dados estatísticos do sistema, foram gerados 6.077 documentos eletrônicos. “É importante lembrar também que, eventualmente, um único documento eletrônico pode ter dezenas de páginas que fatalmente deixaram de ser impressas em papel”, ressalta.

 

Usuários

No período de 27 de abril a 5 de maio deste ano, foi feita uma pesquisa de opinião entre os usuários do SEI, por meio de tópicos que tratavam de redução de gastos, facilidade de uso do sistema, pesquisa de processos e agilidade, entre outros. Tais tópicos foram avaliados com a maior porcentagem de “Ótimo” para todas as categorias de questionamento, refletindo a satisfação dos Servidores com o sistema. “A pesquisa revela a enorme satisfação proporcionada pelo ganho em eficiência decorrente do uso do sistema, com destaque para a utilidade ímpar da ferramenta adotada pela DPE-TO”, considera o coordenador.

Para Jefferson Lustosa Maciel, a eficiência do SEI é evidente. “O SEI mostrou ser ferramenta de fundamental importância no atendimento dos princípios que regem a administração pública, a otimização no trâmite de expedientes administrativos é notória, além do evidente ganho ambiental, valor também constitucionalmente estabelecido, decorrente da redução do consumo de papel”, avalia.

 

Objetivos

Diversos foram os objetivos alcançados com a ferramenta, das quais se destacam a implantação de software que visa melhorar as práticas de trabalho,permitindo que se possam cumprir com maior eficiência os trâmites administrativos; a substituição do uso de documentos impressos por outros de natureza digital; o oferecimento de celeridade, economia, eficiência, maior transparência e sustentabilidade ao exercício do controle da gestão pública; a possibilidade de registro de todo o expediente administrativo, permitindo seu acompanhamento detalhado em todo trâmite documental; e aumento da segurança nos processos.

Uma das inovações trazidas pelo SEI é o compartilhamento e o histórico das informações. Os dados da instituição deixam de ser privados ou do conhecimento de uma só pessoa, que pode mudar de função e não deixar este know how disponível. O módulo chamado “Base de Conhecimento” permite que cada setor documente suas rotinas de trabalho e torne possível a qualquer servidor o entendimento do funcionamento da unidade.

Para o defensor público geral, Marlon Costa Luz Amorim, a ferramenta trouxe mais celeridade na tramitação de processos e ainda reduziu gastos com insumos. “A implantação do processo administrativo eletrônico no âmbito da Defensoria Pública do Tocantins foi importante para possibilitar a substituição do papel por mecanismos digitais de armazenamento dos processos, criar rotinas e padrões para as tarefas meramente repetitivas e burocráticas, além de possibilitar a criação de indicadores e gerar mais transparência na gestão", defende Marlon Costa Luz Amorim.

 

Sistema

O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, sendo definido pelo próprio TRF4 como sendo um sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônico, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. De acordo com o TRF4, o SEI já foi disponibilizado gratuitamente para mais de 50 órgãos do Judiciário e do Executivo, entre eles, Superior Tribunal de Justiça (STJ), Tribunal Superior Eleitoral (TSE), Ministério da Justiça, Prefeitura de São Paulo e Assembleia Legislativa do Rio Grande do Sul.  Entre os serviços disponibilizados está, por exemplo, o trâmite totalmente eletrônico de processos e documentos administrativos entre diferentes órgãos e entidades. Dessa forma, pretende-se que o envio de um processo para outro órgão será, na essência, tão prático quanto tramitar um processo para outra área do mesmo órgão. Esse trâmite será possível ainda que as organizações públicas sejam usuárias de diferentes softwares de processo eletrônico, devido à definição e ao estabelecimento de um protocolo comum de trâmite de processos eletrônicos.

 

 Texto: Cinthia Abreu