Um novo conceito de modernização na gestão administrativa da DPE-TO

Acabou o papel! Esse é um dos lemas do SEI – Sistema Eletrônico de Informações, que entra em vigor na administração da DPE-TO – Defensoria Pública do Estado do Tocantins. A solução, implantada na quarta-feira, 28, foi desenvolvida pelo TRF4 – Tribunal Regional Federal da 4ª Região, para gerenciar a área administrativa e permite transferir toda a gestão de documentos e processos administrativos para um ambiente virtual.

A nova ferramenta de trabalho garante a modernização nas atividades diárias, como o envio de memorandos, processos, licitações e outras ações afins no processamento dos atos administrativos. O objetivo é otimizar a gestão documental, eliminando o arquivamento permanente de documentos em papel. O acesso é restrito aos usuários internos, de modo a preservar a identificação e a sigilosidade do processo, quando necessária.

Para o defensor público geral em exercício, Alexandre  Augustus El Zayek, o SEI é um importante passo para o processo de modernização da Defensoria. “A Instituição passa a ter um processo mais célere e, ao mesmo tempo, mais econômico, atendendo às normas ambientais. É um pequeno gesto, mas esse sistema será um grande diferencial na administração”.

Implantação

O SEI já está em vigor na sede da DPE-TO em Palmas, neste primeiro momento, e atenderá a área administrativa. Coordenador da implantação do Sistema na Defensoria, Jefferson Lustosa Maciel, ressalta que esta é uma importante ferramenta na gestão documental, uma vez que com ela é possível eliminar o arquivamento permanente de papel. “Há um considerável ganho em celeridade na tramitação de qualquer documento atendendo assim ao princípio constitucional da eficiência, além da segurança que é fator importante para o processamento de procedimentos licitatórios, já que o sistema permite a assinatura digital de documentos”, descreve.

SEI
Voltado para o usuário, o Sistema Eletrônico de Informações permite organização dos fluxos de trabalho, mais transparente e com busca rápida das informações necessárias para uma tomada de decisão ágil e coerente. Entre os fatores de sucesso que despertaram o interesse de diversas instituições está a facilidade de uso da ferramenta, acessível a qualquer hora e em qualquer lugar por meio da internet; a modernização e organização da gestão administrativa, evitando replicação de documentos e repetição de tarefas; a segurança das informações geradas no sistema por meio de classificação de sigilo; a possibilidade de programação eletrônica de prazos e auditoria administrativa; o acesso controlado a usuários externos; e a possibilidade de inserção de anexos em diversos formatos. No Tocantins, órgãos como o Tribunal de Contas do Estado e o Tribunal de Justiça já utilizam o SEI como ferramenta de trabalho.

O acesso à ferramenta está disponível pelo link sei.defensoria.to.def.br e o ato de implantação pode ser acessado no arquivo abaixo.

Autora: Cinthia Abreu

	Downloads:
	Ato nº 324- implantação SEI